Empfehlungen (News)
Datum 05.06.2014
Empfehlungen für EU-Validierungsprüfer der Luftsicherheit
Aufgrund der uns zurzeit vorliegenden Erkenntnisse zur Durchführung von EU-Validierungen für die Luftsicherheit möchten wir Ihnen folgende Hinweise geben:
Vorbereitung:
- Essentieller Bestandteil der EU-Validierungen für die Luftsicherheit ist neben der Vor-Ort-Überprüfung auch die Prüfung des ACC3-Sicherheitsprogramms. Dieses soll die tatsächliche Praxis der jeweiligen Standorte wiedergeben und alle für die Luftfrachtsicherheit relevanten Informationen enthalten.
- Grundsätzlich sollte das Programm des ACC3 dem Validierungsprüfer bereits im Vorfeld zur Vor-Ort-Überprüfung zur Verfügung gestellt werden. Etwaige Fragen, fehlende Angaben etc. können dadurch bis zur Vor-Ort-Überprüfung geklärt werden und weitere Verzögerungen der EU-Validierungen für die Luftsicherheit vermieden werden. Zudem lässt sich nur so ein realistischer zeitlicher Rahmen für die Vor-Ort-Überprüfung festlegen.
Durchführung der Vor-Ort-Überprüfung
- Im Programm des ACC3 sollen die implementierten Prozesse beschrieben werden. Die Vor-Ort-Überprüfung dient primär der Beobachtung ihrer Implementierung.
- Validierungsprüfer haben stets die Grenzen zwischen Validierung und Beratung zu beachten und sollten sich wiederholt selbst im Hinblick auf die Überschreitung hinterfragen. Soweit Unsicherheiten in Bezug auf die Abgrenzung von EU-Validierungs- bzw. Beratungstätigkeiten bestehen, sollten diese zunächst mit der zuständigen Behörde abgeklärt werden.
- Grundsätzlich sollen so viele Informationen wie möglich gesammelt werden und die entsprechenden Unterlagen dem Validierungsbericht als Anlage beifügen werden, soweit diese für das Verständnis der Behörde relevant sind (z.B. auch Fotos). Hierfür sind auch möglichst alle Prozesse detailliert zu beobachten.
- Häufig werden Informationen erst im Rahmen von Gesprächen vor Ort erhalten. In diesen Fällen sollte der Bericht auf die entsprechenden Quellen verweisen und eine Übersichtsliste der befragten Personen und des jeweiligen Themas enthalten.
- Sprachliche Barrieren erschweren den Validierungsprozess oftmals. Auch dies ist im Bericht ggf. kenntlich zu machen. Sollten keine Übersetzungen von Dokumenten zur Verfügung gestellt werden können, ist dies ebenfalls im Bericht zu vermerken. Soweit möglich sollten die entsprechenden Dokumente beigefügt werden.
Berichterstellung
- Es ist bei der zeitlichen Konzeption zu beachten, dass ACC3, deren Benennung am 30.06.2014 abläuft, keine Fracht in die EU einfliegen können. Entscheidend für eine über dieses Datum hinausgehende Benennung ist auch, ob der Validierungsbericht durch die Behörde akzeptiert wird und entsprechende Änderungen in der EU-Europäische Union Datenbank vorgenommen wurden. Daher sollten die Berichte so früh wie möglich eingereicht werden.
- Die Beantwortung einer Frage der Checkliste mit „NEIN“ oder Fehler im Programm haben nicht zwingend auch ein negatives Gesamtergebnis zur Folge.
- Es ist davon abzusehen, Texte aus dem Sicherheitsprogramm in den Validierungsbericht zu kopieren. Es ist der tatsächliche IST-Zustand vor Ort zu beschreiben. Soweit künftige Änderungen vorgesehen sind, ist dies in dem Bericht zu erfassen.
- Der Validierungsbericht ist innerhalb eines Monats nach der Vor-Ort-Überprüfung der zuständigen Behörde und der validierten Stelle zu übermitteln. Zur Wahrung dieser Frist können die Unterlagen vorab per E-Mail eingereicht werden. Anschließend ist dann der Bericht im Original einzureichen.
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