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Verfahrensweisen

Ist ein Alarmplan bei dokumentarisch tätigen reglementierten Beauftragten notwendig?

Ist ein reglementierter Beauftragter rein dokumentarisch tätig, so ist ein Notfallplan gemäß Kapitel 10 des LFSP nicht notwendig.

Wie müssen die Angaben im AWB bei konsolidierten Sendungen gemäß Punkt 6.3.2.7 des Anhangs der Verordnung (EU) Nr. 185/2010 lauten?

Grundsätzlich ist bei Consol-Sendungen die Angabe "SPX", "SHR oder "SCO" auf dem Master-AWB ausreichend. Mehr ist auch durch den Handlingsagent nicht zu überprüfen.

Auf dem H-AWB muss allerdings der Sicherheitsstatus der jeweiligen Einzelsendung vermerkt werden.

Es steht Ihnen jedoch selbstverständlich frei, die entsprechenden Angaben der einzelnen Sendungen auf dem Manifest anzugeben. Eine Verpflichtung hierzu besteht grundsätzlich jedoch nicht.

Die Überprüfung der Vergabe des Status der Einzelsendung anhand nachvollziehbarer Unterlagen ist allein Aufgabe der nationalen Behörde.

Es wird jedoch ausdrücklich darauf hingewiesen, dass zumindest der tatsächliche Inhalt der Einzelsendungen in einem frei einsehbaren Begleitdokument ersichtlich sein sollte. Für den Fall, dass vor der Verladung in ein Luftfahrzeug noch eine Kontrolle (beispielsweise wegen unsicherer Anlieferung) durchgeführt werden müsste, muss der Luftsicherheitskontrollkraft bei der Kontrolle der tatsächliche Inhalt der Einzelsendungen bekannt sein.

Wann und wie melde ich Umzüge oder sonstige Änderungen (zum Beispiel neue Kontrollgeräte, Änderung des Sicherheitspersonals, geplante Verfahrensänderungen) an?

Umzüge sind so früh wie möglich, jedoch spätestens drei Monate im Voraus, dem Referat S 3 zu melden. Sonstige Änderung, wie Wechsel des Sicherheitspersonals (unter Angabe der Kontaktdaten), sind unverzüglich zu melden.

Worauf ist bei der Annahme von Luftfracht-Sendungen zu achten?

Der annehmende reglementierte Beauftragte hat folgende Prüfungen durchzuführen:

  • Herkunft der Sendung (EU-VO 2015/1998 Nr. 6.3.2.1):
    Bei der Annahme von Sendungen prüft der reglementierte Beauftragte, ob die Stelle, von der er die Sendung erhält, ein reglementierter Beauftragter, ein bekannter Versender, ein geschäftlicher Versender oder keines davon ist.
    Handelt es sich um einen reglementierten Beauftragten oder bekannten Versender, muss der Abgleich der Zulassungsnummer mit der Datenbank der Union zur Sicherheit der Lieferkette (RAKCD) erfolgen, bei einem geschäftlichen Versender mit der internen Datenbank.
  • Feststellung des Sicherheitsstatus (Gesonderter Beschluss):
    Eine Überprüfung des Grundes für die Erteilung des Sicherheitsstatus ist nicht erforderlich.
  • Feststellung der Identität der anliefernden Person:

    Zur Klarstellung der in Deutschland angewandten Praxis in Hinblick auf die Feststellung der Identität wurden in § 9 a Abs. 5 LuftSiG explizit die zulässigen Dokumente, anhand derer die Identität festzustellen ist, aufgenommen. Dieses sind ausschließlich von nationalen Behörden ausgestellte Personalausweise oder Reisepässe. Auch die Dokumentationspflicht ist nun in die nationale Bestimmung aufgenommen worden. Der Umfang der Dokumentation der Identitätsfeststellung wurde dahingehend konkretisiert, als dass Sie als frachtannehmender reglementierter Beauftragter verpflichtet sind, den Namen, die Nummer des Ausweisdokuments, das Geburtsdatum und die eindeutige Kennung der entgegengenommenen Sendung zu erfassen.
    Darüber hinaus wurde nun ebenfalls klargestellt, dass die Dokumentation für Aufsichtsmaßnahmen der zuständigen Behörden aufzubewahren ist. Die Dauer richtet sich dabei nach der Dauer des Fluges, für den die Sendung bestimmt ist; die Mindestdauer der Aufbewahrung der Dokumentation beträgt 48 Stunden.
    Nach Ablauf dieser Frist sind die personenbezogenen Daten zu löschen. Löschen heißt in diesem Zusammenhang, dass die Daten unkenntlich gemacht werden, z.B. geschwärzt, aus-radiert oder elektronisch gelöscht werden. Die Dokumentation ist daher so zu gestalten, dass Sie dieser Anforderung auch nachkommen können.

  • Annahme nicht kontrollierter Sendungen (EU-VO 2015/1998 Nr. 6.3.2.3):
    Werden Sendungen angenommen, bei denen zuvor nicht alle erforderlichen Sicherheitskontrollen durchgeführt wurden, muss sichergestellt sein, dass diese einer Kontrolle zugeführt oder zurückgewiesen werden.
  • Sichere Lagerung kontrollierter Sendungen (EU-VO 2015/1998 Nr. 6.3.2.4):
    Werden Sendungen angenommen, bei denen zuvor alle erforderlichen Sicherheitskontrollen durchgeführt wurden, sind diese baulich oder prozessual so zu schützen, dass definitiv ausgeschlossen werden kann, dass sich eine unbefugte Person unbemerkt Zutritt verschaffen kann.
  • Vorhandensein der Begleitdokumente (EU-VO 2015/1998 Nr. 6.3.2.5):
    Zum Zeitpunkt der Übergabe an ein Luftfahrtunternehmen oder einen anderen reglementierten Beauftragten, muss die Sendung mit entsprechenden Begleitdokumenten, versehen werden.
  • Manipulationsfreiheit und Fahrzeugverschluss (EU-VO 2015/1998 Nr. 6.6.1.1):

    „Nr. 6.6.1.1 a) werden die Sendungen vom reglementierten Beauftragten, bekannten Versender oder geschäftlichen Versender so verpackt oder versiegelt, dass etwaige Manipulationen unmittelbar zu erkennen sind; […]
    Nr. 6.6.1.1 b) ist der Frachtraum des Fahrzeugs, in dem die Sendungen befördert werden sollen, zu verschließen […]
    Im Umkehrschluss muss der annehmende reglementierte Beauftragte prüfen, ob die unter a) und b) genannten Punkte erfüllt sind.

Muss das Sicherheitspersonal immer in der jeweiligen Niederlassung vor Ort anwesend sein, wenn sichere Luftfracht abgefertigt wird?

Prinzipiell muss Sicherheitspersonal vor Ort sein, wenn sichere Luftfracht abgefertigt wird. Ist der Sicherheitsbeauftragte kurzfristig außer Haus, kann in dieser Zeit weiterhin sichere Luftfracht abgefertigt werden. Ist der Sicherheitsbeauftragte längerfristig nicht am Arbeitsplatz (Urlaub, Krankheit, Weiterbildungen), darf keine sichere Luftfracht abgefertigt werden, sofern keine entsprechende Stellvertreterregelung im Luftfracht-Sicherheitsprogramm beschrieben ist. Dieser Stellvertreter muss ebenfalls über eine entsprechende Schulung und eine Zuverlässigkeitsüberprüfung nach § 7 LuftSiG verfügen.

Wenn Beschädigungen in einer anerkannt sicheren Umgebung auftreten (z. B. Beschädigung durch einen Gabelstapler in einem gesicherten Lagerhaus), muss diese Fracht als Fracht und Post mit hohem Risiko (HRCM) eingestuft werden?

Nein, aber derartige Beschädigungen sind zu dokumentieren, ansonsten muss der nächste Beteiligte die Sendung noch einmal kontrollieren.

Bezieht sich die Vorgabe der Zuverlässigkeitsüberprüfung nach § 7 LuftSiGbzw. durch eine beschäftigungsbezogene Überprüfung gemäß Punkt 11.1.4. des Anhangs der VO (EU) Nr. 185/2010 nur auf Neueinstellungen oder sind auch Mitarbeiter in bestehenden Arbeitsverhältnissen entsprechend zu überprüfen?

Die Zuverlässigkeitsüberprüfung nach § 7 LuftSiG bzw. die beschäftigungsbezogene Überprüfung gemäß Punkt 11.1.4. des Anhangs der VO (EU) Nr. 185/2010 ist für Personal mit Zugang zu identifizierbarer Luftfracht durchzuführen, welches nach dem 28.04.2010 eingestellt wurde.

Bei reglementierten Beauftragten, welche erst nach dem 28.04.2010 zugelassen wurden, muss das gesamte Personal mit Zugang zu identifizierbarer Luftfracht eine Zuverlässigkeitsüberprüfung nach § 7 LuftSiG bzw. eine beschäftigungsbezogene Überprüfung gemäß Punkt 11.1.4. des Anhangs der VO (EU) Nr. 185/2010 erfolgreich durchlaufen haben (vgl. 6.1.3. des Anhangs der VO (EU) Nr. 185/2010).

Laut VO (EU) Nr. 185/2010 Punkt 11.1.5. ist die Überprüfung vor einer Teilnahme an Sicherheitsschulungen durchzuführen.

Das Polizeiliche Führungszeugnis ersetzt nicht die beschäftigungsbezogene Überprüfung gemäß Punkt 11.1.4. des Anhangs der VO (EU) Nr. 185/2010 oder die Aufforderung der Unterzeichnung einer Erklärung bezüglich der Strafffälligkeiten gemäß VO (EU) Nr. 185/2010 Punkt 11.1.4.c.

Stellt eine Fahrzeugkontrolle des Bundesamtes für Güterverkehr einen Eingriff in die sichere Lieferkette dar?

Das Bundesamt für Güterverkehr kontrolliert nach §§ 11 und 12 Güterkraftverkehrsgesetz Fahrzeuge und Laderäume. Dabei ist es berechtigt nichtamtliche Plomben zu öffnen. Nach Abschluss der Kontrolle werden die Laderäume wieder verschlossen und der Verschluss mit einer amtlichen Plombe versehen. Zudem wird eine Bescheinigung über das Öffnen von Privatverschlüssen erstellt und übergeben.
Dieses Verfahren stellt keinen unbefugten Zugriff und somit keinen Eingriff in die sichere Lieferkette dar. Der sichere Status von Sendungen während des Transportes bleibt bestehen. Eine erneute Kontrolle der Frachtstücke und/oder Postsendungen ist nicht erforderlich.

Anhand welcher Kriterien ist zu beurteilen, ob eine Sendung möglicherweise manipuliert worden ist?

Der reglementierte Beauftragte entscheidet selbst, ob Anzeichen für eine Manipulation vorliegen.

Wie ist mit Sendungen aus anderen EU-Mitgliedstaaten zu verfahren, die die Kennung "SPX", "SHR" oder "SCO" führen, für die jedoch keine Angaben zum Namen der Person, die die Kontrollmaßnahme durchgeführt hat, oder keine Datumsangabe vorhanden ist, wann die Kontrollmaßnahme durchgeführt wurde, oder keine Angabe über das Verfahren vorliegt, dem die betreffende Sendung unterzogen wurde?

Die Verordnung (EG) Nr. 300/2008 nebst ihrer Durchführungsverordnungen gilt für alle europäischen Mitgliedstaaten. Daher sind die gleichen Anforderungen an die Dokumentation bzw. den Nachweis von ausgeführten Kontrollmaßnahmen auch bei allen Sendungen, die aus dem EU-Ausland nach Deutschland verbracht werden, zu erfüllen.

  • Wir weisen jedoch darauf hin, dass mit der Ergänzung der Nummer 6.3.2.6 des Anhangs der VO (EU) Nr. 2015/1998 ein reglementierter Beauftragter, der Sendungen an einen anderen reglementierten Beauftragten oder an ein Luftfahrtunternehmen übergibt, nun auch entscheiden kann, nur die aufgrund der Buchstaben a) bis e) und g) erforderlichen Informationen weiterzugeben und die unter Buchstabe f) erforderlichen Informationen für die Dauer des Flugs (der Flüge), mindestens jedoch 24 Stunden lang, zurückzuhalten.

  • Das Fehlen des Namens der Person, die den Sicherheitsstatus erteilt hat, sowie des Datums und der Uhrzeit des Erteilens auf den Begleitdokumenten ist damit kein Grund mehr, eine Sendung als "unsicher" einzustufen.

Was ist bei einem Umzug zu beachten ?

Die Zulassung zum reglementierten Beauftragten erfolgt standortbezogen. Gemäß Nummer 6.3.1.2 b) des Anhangs der Verordnung (EU) Nr. 2015/1998 sind Antragsteller vor der Zulassung zum Reglementierten Beauftragten zu auditieren. Dies gilt auch für Umzüge. Am neuen Standort darf folglich erst nach einer Vor-Ort-Kontrolle durch das Luftfahrt-Bundesamt die Tätigkeit als reglementierter Beauftragter ausgeführt werden.

Gibt es Vorgaben, welche Kontrollmaßnahme anzuwenden ist?

Es gibt keine pauschalen Vorgaben, wann welche Kontrollmaßnahme anzuwenden ist.

Grundsätzlich gilt jedoch: Es ist die am besten geeignete Kontrollmaßnahme anzuwenden!

Dabei ist jedoch zu beachten, dass Röntgen zumeist die am besten geeignete Maßnahme ist. Des Weiteren ist das Röntgen neben der händischen Durchsuchung und der Sichtprüfung (eine der wenigen Kontrollmaßnahmen), welche als alleinige Kontrollmaßnahme angewendet werden darf. Es gilt i.d.R. als sicherste und effektivste Kontrollmaßnahme.

Ergibt sich bei der Röntgenkontrolle ein sog. Dunkelalarm, ist eine andere geeignete Kontrollmaßnahme anzuwenden. Packstücke, welche auf Grund Ihrer Beschaffenheit nicht geröntgt werden können, sind einer anderen geeigneten Kontrollmaßnahme zu unterziehen.

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