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FAQs zum Zulassungsverfahren für bekannte Versender

Wie und wo beantrage ich die Zulassung zum bekannten Versender?

Hinsichtlich der Zulassung zum bekannten Versender wenden Sie sich bitte an das Referat S4 - Zulassung bekannte Versender. Das Referat S2 - Luftsicherheitsschulungen ist für Sie Ansprechpartner für Fragen zu Schulungsthemen. Für das Einsenden von Dokumenten nutzen Sie bitte folgende Anschrift oder E-Mail-Adressen:

Luftfahrt-Bundesamt
38144 Braunschweig
Fax: +49 531 2355-6499

E-Mail: bekannteversender@lba.de (Referat S4)

E-Mail: luftsicherheitsschulung@lba.deluftsicherheitsschulung@lba.de (Referat S2)

Der Antrag auf Zulassung zum bekannten Versender erfolgt in Schriftform. Dafür kann das vom Luftfahrt-Bundesamt zur Verfügung gestellte Antragsformular unter www.lba.de – Luftsicherheit – bekannte Versender – Dokumente genutzt werden. Dieses Antragsformular ist vollständig ausgefüllt und unterschrieben an die oben genannte Postadresse zu senden.

Kann die Zulassung als bekannter Versender widerrufen werden?

Sollte das Luftfahrt-Bundesamt Zweifel haben, ob ein bekannter Versender die Anforderungen der Verordnung (EG) Nr. 300/2008 und ihrer Durchführungsbestimmungen noch erfüllt, wird ihm der Status als bekannter Versender entzogen und ein entsprechender Vermerk in der europäischen Unionsdatenbank zur Sicherheit der Lieferkette angebracht.

Welche Dokumente müssen für die Zulassung zum bekannten Versender beim Luftfahrt-Bundesamt eingereicht werden?

Neben dem Antrag muss das Unternehmen folgende Nachweise, Dokumente und Unterlagen einreichen:

1. Für die/der Sicherheitsbeauftragte und eventuelle Stellvertretungen muss folgende Nachweise einreichen:

  • Schulungszertifikat einer erfolgreich bestandenen Luftsicherheitsschulung
  • Positiv beschiedene Zuverlässigkeitsüberprüfung nach § 7 Luftsicherheitsgesetz
  • Die Zuverlässigkeitsüberprüfung beantragen Sie bei Ihrer Landesluftsicherheitsbehörde

2. Personal muss folgende Nachweise vorlegen können:

  • welches physisch mit Luftfracht in Berührung kommt oder kommen kann, muss eine Schulung gemäß Kapitel 11.2.7 der Verordnung (EU) 2015/1998 absolviert haben und mindestens über eine beschäftigungsbezogene Überprüfung verfügen. Informationen über diese Schulung erteilt das Referat S2 -Luftsicherheitsschulung
  • welches Sicherheitskontrollen durchführt, muss eine Schulung gemäß Kapitel 11.2.3.9 der Verordnung (EU) 2015/1998 absolviert haben und mindestens über eine beschäftigungsbezogene Überprüfung verfügen. Informationen über diese Schulung erteilt das Referat S2 -Luftsicherheitsschulung

3. Unternehmensspezifisch ausgefülltes bekannte Versender-Sicherheitsprogramm

Das Luftfahrt-Bundesamt hat für Antragsteller ein Muster für das bekannte Versender-Sicherheitsprogramm zur Verfügung gestellt.

4. Pläne

Legen Sie dem bekannte Versender-Sicherheitsprogramm folgende Pläne laut Kapitel 4 bei:

  • Übersichtsplan, in dem die Grundstücksgrenzen, Bauwerke und der pflanzliche Bewuchs zu erkennen ist. Zum Beispiel können Sie ein Geoinformationsbild aus dem Internet hierfür verwenden
  • Pläne der Betriebsgebäude, mit besonderer Kennzeichnung der sicheren Luftfrachtbereiche (Markierung, wo Luftfracht abgewickelt wird)
Mit welchen Kosten ist im Rahmen des Zulassungsverfahrens zu rechnen?

Die Zulassungsverfahren zum bekannten Versender stellt eine kostenpflichtige Amtshandlung dar.

Im Rahmen des Zulassungsverfahrens sollen Gebühren erhoben werden. Die Gebührenverordnung wird derzeit erarbeitet. Wann sie erlassen wird und in Kraft tritt, steht noch nicht feststeht. Dies hängt insbesondere vom Inkrafttreten des neuen Luftsicherheitsgesetzes ab.

Außerdem entstehen gegebenenfalls Kosten für die Schulung der/des Sicherheitsbeauftragten sowie des Personals mit Zugang zu identifizierbarer Luftfracht. Zudem ist auch die Zuverlässigkeitsüberprüfung nach § 7 Luftsicherheitsgesetz gebührenpflichtig. Mittelbar entstehen dem Unternehmen (an dem Betriebsstandort) möglicherweise weitere Kosten für Investitionen beziehungsweise für die Einführung und Aufrechterhaltung der Luftsicherheitsstandards.

Ist eine Doppelzulassung an einem Betriebsstandort möglich?

Es besteht die Möglichkeit, an einem Betriebsstandort sowohl die Zulassung als bekannter Versender wie auch reglementierter Beauftragter zu erhalten (Doppelzulassung).

Hierbei ist folgendes zu beachten:

  1. Das Unternehmen muss seine Prozesse am betreffenden Betriebsstandort zwischen bekanntem Versender und reglementiertem Beauftragten klar trennen. Aufgrund dessen müssen jeweils unabhängige Sicherheitsbeauftragte im Rahmen der unterschiedlichen Prozesse benannt werden.
  2. In-Sich-Geschäfte dürfen nicht durchgeführt werden. Ein Unternehmen mit seinem Status als reglementierter Beauftragter darf nicht den Sicherheitsstatus „SPX by KC“ für Luftfrachtsendungen des "eigenen" bekannten Versenders vergeben.
  3. Die Luftfrachtsendungen dieses "eigenen" bekannten Versenders können im Status "sicher" nur an einen unternehmensfremden reglementierten Beauftragten übergeben werden.
  4. Als reglementierter Beauftragter kann dieses Unternehmen lediglich Luftfrachtsendungen von unternehmensfremden bekannten Versendern "sicher" bearbeiten.
  5. Für die Doppelzulassung müssen ein Antrag auf Zulassung als bekannter Versender und ein Antrag auf Zulassung als reglementierter Beauftragter einschließlich entsprechender Sicherheitsprogramme beim LBA eingereicht werden.

Bei Fragen zur Zulassung zum reglementierten Beauftragten wenden Sie sich bitte an das Referat S 3-Zulassung reglementierte Beauftragte unter RegB@lba.de.

Bei Fragen zur Zulassung zum bekannten Versender oder zu der oben genannten Möglichkeit der „Doppelzulassung“ wenden Sie sich bitte an das Referat S 4-Zulassung bekannte Versender unter bekannteversender@lba.de bzw. telefonisch unter + 49 531-2355-116.

Wir möchten den Status als bekannter Versender zurückgeben. Wie geht das?

Wurde das Unternehmen als bekannter Versender durch das Luftfahrt-Bundesamt behördlich zugelassen, teilt es dem Luftfahrt-Bundesamt schriftlich per Post mit, dass die Aufhebung der Zulassung angestrebt wird. Aufgrund der Mitteilung widerruft das Luftfahrt-Bundesamt die Zulassung.

Nach erfolgreicher Zulassung: Wie erbringt ein Unternehmen den Nachweis, dass es über den Status des behördlich zugelassenen bekannten Versenders verfügt?

Ist ein Unternehmen vom Luftfahrt-Bundesamt als bekannter Versender zugelassen worden, wird das Unternehmen in die Unionsdatenbank zur Sicherheit der Lieferkette eingetragen. Reglementierte Beauftragte verfügen ebenso über einen Zugang zu dieser Datenbank und können abfragen, ob ein Unternehmen beziehungsweise Betriebsstätte über den Status des bekannten Versenders verfügt.

Link: https://webgate.ec.europa.eu/ksda/login.htm

Muss mit behördlichen Inspektionen nach einer der Zulassung gerechnet werden?

Entsprechend den gesetzlichen Vorgaben führt das Luftfahrt-Bundesamt regelmäßig unangekündigte Inspektionen durch. Ferner sind auch Überprüfungen durch EU-Inspektoren möglich.

Wie erhalte ich die für die Zulassung zum bekannten Versender notwendigen Informationen und Dokumente?

Alle für die Zulassung notwendigen Dokumente erhalten Sie innerhalb des Telemedienangebots des Referats S4 - Zulassung bekannte Versender.

Können Gebühren für die Zulassung als bekannter Versender auch rückwirkend erhoben werden, also auch in den Fällen, in denen die Zulassung bereits erfolgt ist?

Grundsätzlich ist nach der Rechtsprechung des Bundesverfassungsgerichts eine rückwirkende Gebührenerhebung nach dem Grundsatz des Vertrauensschutzes nur in engen Grenzen möglich.

Voraussetzung für ein entsprechendes Vorgehen bei der Zulassung bekannter Versender ist die Aufnahme eines neuen Gebührentatbestands in die Luftsicherheitsgebühren-Verordnung (LuftSiGebV) und die Anpassung der Ermächtigungsgrundlage des § 17 Absatz 2 LuftSiG an die Verordnung (EG) Nr. 300/2008.

Mit dem Gesetzesbeschluss des Deutschen Bundestages zur Änderung von § 17 Absatz 2 LuftSiG wäre frühestens eine rückwirkende Gebührenerhebung zulässig, wenn die erforderliche Änderung der LuftSiGebV zu diesem Zeitpunkt bereits abzusehen ist.

Mit Inkrafttreten des neuen Gebührentatbestands könnten dann für alle zum Zeitpunkt des Gesetzesbeschlusses des Deutschen Bundestages und später eingereichten Anträge rückwirkend Gebühren erhoben werden.

Für die künftigen Möglichkeiten rückwirkend zu erhebender Gebühren wird es maßgeblich auf den Verlauf der beiden erforderlichen Gesetzgebungsverfahren ankommen.

Welche Änderungen müssen vorher durch das Luftfahrt-Bundesamt genehmigt werden?

Die mitteilungspflichtigen Änderungen, die ein Unternehmen dem Luftfahrt-Bundesamt mitzuteilen hat, richten sich nach einer gesetzlich normierten Verpflichtungserklärung, die ein bekannter Versender als Voraussetzung für seine Zulassung abgeben muss. Danach müssen dem Luftfahrt-Bundesamt relevante Einzelheiten zeitnah, spätestens jedoch innerhalb von 10 Arbeitstagen mitgeteilt werden, falls es „… Änderungen in der Betriebsstätte oder bei den Verfahren gibt, die wahrscheinlich merkliche Auswirkungen auf die Sicherheit haben…“.

Haben die Änderungen Auswirkungen auf die im Sicherheitsprogramm enthaltenen Informationen, ist das Sicherheitsprogramm entsprechend zu ändern und beim Luftfahrt-Bundesamt eine Revision (vorab) zur Genehmigung einzureichen.

Unter anzeigepflichtigen/genehmigungspflichtigen Änderungen versteht das Luftfahrt-Bundesamt in jedem Fall Folgendes:

  • Umzüge
  • Erweiterung der Räumlichkeiten am zugelassenen Standort
  • Erweiterungen im Bereich Lager am zugelassenen Standort
  • Grundstückserweiterungen am zugelassenen Standort

Inwieweit weitere Änderungen „wahrscheinlich merkliche Auswirkungen auf die Sicherheit haben“, kann das LBA nur unter Kenntnis der konkreten Anliegens im Einzelfall beurteilen. Es wird jedem zugelassenen bekannten Versender dringend empfohlen, sich im Zweifelsfall vor jeder Änderung diesbezüglich mit dem LBA rechtzeitig in Verbindung zu setzen.

Erfolgt eine Abstimmung über die Änderungen vorab mit dem LBA nicht und führen die Änderungen in ihrem Nachgang dazu, dass das LBA Zweifel hat, ob der bekannte Versender die gesetzlichen Anforderungen noch erfüllt, muss es dem Betreffenden den Status als bekannter Versender für den/die jeweiligen Betriebsstandort/e entziehen (Nr. 6.4.1.5 des Anhangs der Verordnung (EU) Nr. 185/2010).

Müssen Änderungen dem Luftfahrt-Bundesamt vorher angezeigt werden?

Ja! Ändern sich im bekannte Versender-Sicherheitsprogramm enthaltene Informationen bezogen auf die Luftsicherheit, müssen diese dem Luftfahrt-Bundesamt rechtzeitig, mindestens jedoch 10 Arbeitstage vor in Kraft treten der Veränderung, angegeben werden. Diese Informationen sind darüber hinaus als Revision des bekannte Versender-Sicherheitsprogramms einzureichen.

Was geschieht beim Zulassungsaudit (Vor-Ort-Kontrolle) der Betriebstätte? Wer muss bei diesem Termin anwesend sein, welche Dokumente werden bei diesem Termin benötigt?

Bei einer Vor-Ort-Kontrolle im Rahmen der Zulassung zum bekannten Versender erfolgt eine umfassende Inaugenscheinnahme der in einer Betriebstätte getroffenen Sicherheitsvorkehrungen. Dabei wird bewertet, ob die Betriebsstätte die gesetzlichen Anforderungen für bekannte Versender erfüllt.

Bei diesem Termin sollten der Sicherheitsbeauftragte sowie gegebenenfalls der für die Personaleinstellung zuständige Mitarbeiter anwesend sein. Das Luftfahrt-Bundesamt teilt vor jeder Vor-Ort-Kontrolle mit, welche Mitarbeiter als Gesprächspartner zur Verfügung stehen sollten.

Zu den Unterlagen: Im Rahmen der Antragstellung muss dem Luftfahrt-Bundesamt das bekannte Versender-Sicherheitsprogramm mit den dort benannten erforderlichen Unterlagen (Schulungen, Zuverlässigkeitsüberprüfungen, Plänen etc.) eingereicht werden.

Diese Unterlagen sowie gegebenenfalls weitere Unterlagen, die Ihre getroffenen Sicherheitsvorkehrungen inhaltlich ergänzen und belegen, sollten zu diesem Termin vorliegen.

Wer sollte das bekannte Versender-Sicherheitsprogramm erstellen?

Für die Erstellung des bekannten Versender-Sicherheitsprogramms ist das Unternehmen verantwortlich, das die Zulassung als bekannter Versender anstrebt. Jedes Unternehmen ist verpflichtet, mindestens eine Person zu benennen, die für die Durchführung von Sicherheitskontrollen und die Überwachung ihrer Einhaltung verantwortlich ist (Sicherheitsbeauftragte/r).

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