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Ablauf Zulassung zum behördlich anerkannten bekannten Versender

Antrag stellen

Wenn Sie die Zulassung zum bekannten Versender anstreben, stellen Sie bitte den Antrag schriftlich per Post bzw. per Fax. Bitte nutzen Sie hierzu das LBA-Formblatt „Antrag auf Zulassung zum bekannten Versender“, das im Bereich Formulare und Dokumente herunter geladen werden kann. In diesem Antrag geben Sie die luftfrachtrelevanten Betriebsstandorte Ihres Unternehmens an, die zugelassen werden sollen.

Ein elektronisch an das LBA übermittelter Antrag ist nur dann rechtsgültig, wenn er unterschrieben als Anhang im PDF-Format (digitalisiert, gescannt, usw.) an uns übermittelt wird. Bitte haben Sie dafür Verständnis, dass nur E-Mails nicht als rechtsgültiger Antrag angesehen werden können.

Bearbeitungshilfen und Musterdokumente

Für die Erstellung des bekannte Versender-Sicherheitsprogramms stellen wir Ihnen eine Mustervorlage zur Verfügung.

Weitere Vorgehensweise

Sie können nun unter anderen wie folgt vorgehen, um die Zulassung zum bekannten Versender zu erhalten:

Sicherheitsprogramm erstellen

Arbeiten Sie Ihr Sicherheitsprogramm für bekannte Versender aus. Die in der Mustervorlage in schwarz gehaltenen Textpassagen sind umsetzungspflichtig. Bei den blauen Abschnitten sind unternehmensspezifische Abläufe detailliert aufzuführen. Ein Kern des Sicherheitsprogramms für bekannte Versender sind die Angaben, ab wann, wie und wo ein Produkt Ihres Hauses zu identifizierbarer Luftfracht wird. Darauf aufbauend ist genau darzustellen, welche unternehmenseigenen Prozesse angestoßen werden, um identifizierte Luftfracht vor Manipulationen, wie auch Zugriffen Unbefugter zu schützen.

Reichen Sie dieses mit den entsprechenden Plänen und - sofern diese erforderlich sind - weiteren Nachweisen/Unterlagen (siehe unten) in Papierform und in elektronischer Form (CD) beim Luftfahrt-Bundesamt ein.

Sicherheitsbeauftragte/n benennen

Besetzen Sie die Position des "Sicherheitsbeauftragten" innerhalb Ihrer Betriebsstätte. Der Sicherheitsbeauftragte ist verantwortlich für die Durchführung der Sicherheitskontrollen am jeweiligen Betriebsstandort und für die Überwachung ihrer Einhaltung. Dabei trägt sie/er auch allgemeine Verantwortung dafür, dass das Sicherheitsprogramm und seine Durchführung allen Rechtsvorschriften entsprechen. Bestellen Sie gegebenenfalls einen Stellvertreter, der die Aufgaben des Sicherheitsbeauftragten während seiner Abwesenheit wahrnimmt.

Sicherheitsbeauftragte/n überprüfen und schulen

Der Sicherheitsbeauftragte benötigt eine Zuverlässigkeitsüberprüfung nach § 7 Luftsicherheitsgesetz, sowie eine Schulung. Die Schulungen werden nicht vom Luftfahrt-Bundesamt durchgeführt, sondern am Markt angeboten. Es ist zu beachten, dass die Schulung des Sicherheitsbeauftragten nur durch einen dafür behördlich zugelassenen Ausbilder durchgeführt werden darf.

Identifizierbare Luftfracht

Klären Sie, wo, wie und wann Produkte Ihres Unternehmens als Luftfracht identifiziert werden können und durch welche technischen, organisatorischen oder sonstigen Maßnahmen sichergestellt wird, dass nur überprüftes und geschultes Personal Zugang (d.h., informell und/oder physisch) zu diesen Luftfrachtsendungen hat.

Personal mit Zugang zu Luftfracht überprüfen

Personal, das Zugang zu identifizierbarer Luftfracht hat (oder haben kann) und nach dem 29.04.2010 eingestellt wurde oder davor nicht im Sicherheitsbereich tätig war, muss aufgrund gesetzlicher Forderungen (Kapitel 11.1. des Anhangs der Verordnung (EU) 2015/1998) vom Arbeitgeber vor Aufnahme der Tätigkeit im Sicherheitsbereich mindestens einer beschäftigungsbezogenen Überprüfung unterzogen werden.

Das Luftfahrt-Bundesamt stellt Ihnen ein Musterformular für die beschäftigungsbezogene Überprüfung bereit. Sofern Sie selbst ein Formular zur Überprüfung erstellen möchten, muss sich dies inhaltlich an dem vom LBA zur Verfügung gestellten Formular orientieren.

Der Arbeitgeber muss auf Grundlage dieser Informationen bewerten, ob das Personal im Sicherheitsbereich eingesetzt werden darf oder nicht.

Weitergehende Überprüfungen, wie zum Beispiel eine Zuverlässigkeitsüberprüfung nach § 7 Luftsicherheitsgesetz, werden anerkannt, sind nach der derzeit geltender Rechtslage aber nicht zwingend erforderlich.

Für Bestandpersonal, das vor dem 30.04.2010 eingestellt wurde und im Sicherheitsbereich tätig war, entfällt nach derzeitiger Rechtslage das Erfordernis der beschäftigungsbezogenen Überprüfung. Unabhängig davon muss aber das Verfahren im Sicherheitsprogramm für bekannte Versender beschrieben sein.

Personal, das Zugang zu identifizierbarer Luftfracht/Luftpost hat und keine Sicherheitskontrollen durchführt, schulen

Diese Personalgruppe benötigt eine Schulung nach Kapitel 11.2.7 der Verordnung (EU) 2015/1998.

Personal, das bei Luftfracht/Luftpost Sicherheitskontrollen durchführt, schulen

Diese Personalgruppe benötigt eine Schulung nach Kapitel 11.2.3.9 der Verordnung (EU) 2015/1998.

Die Schulungen werden nicht vom Luftfahrt-Bundesamt durchgeführt. Die Schulung muss durch einen dafür zugelassenen Ausbilder erfolgen. Entsprechende Schulungen werden am Markt angeboten. Weiterführende Informationen zum Thema Schulungen bietet Ihnen das dafür zuständige Referat S2 - Luftsicherheitsschulungen an.

Nachforderungen bearbeiten

Im Luftfahrt-Bundesamt werden Ihre eingereichten Dokumente auf Vollständigkeit geprüft. Sollten Unterlagen fehlen oder nicht ausreichend prüffähig/aussagefähig sein, erhalten Sie eine entsprechende eine Nachforderung.

Prüfung des Betriebsstandortes vor Ort (sogenannte „Validierung“)

Sind die Nachforderungen erfüllt, werden Vertreter des Luftfahrt-Bundesamtes Ihre Betriebsstätte vor Ort prüfen. Das Ergebnis der Validierung wird dem Unternehmen im Abschlussgespräch mitgeteilt. Werden keine oder keine wesentlichen Beanstandungen festgestellt, wird zeitnah die Zulassung ausgesprochen. Andernfalls muss das Unternehmen zunächst die festgestellten Beanstandungen beheben, bevor die Zulassung erfolgen kann. Die Validierung wird in regelmäßigen Abständen von nicht mehr als fünf Jahren wiederholt.

Gebühren und Auslagen

Die Zulassung zum Bekannten Versender wird gebührenpflichtig sein. Eine Gebührenverordnung befindet sich derzeit im Erlassverfahren. Das LBA kann darum derzeit keine Aussagen zur voraussichtlichen Höhe der Gebühren treffen.

Stand: 26.01.2016

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